پایگاه خبری دنیای برند، وظایف هیئت مدیره به طور کلی به دو دسته تقسیم می‌شوند: وظایف نظارتی و وظایف عملکردی. نظارتی همان وظایفی هستند که اعضای هیئت مدیره با پایش، بررسی و کنترل جریان امور در شرکت، به آن‌ها رسیدگی می‌کنند؛ وظایف عملکردی نیز وظایفی هستند که با مشارکت در رهبری و مدیریت امور به انجام می‌رسند.
به طور کلی وظایف به شرح ذیل می‌توان بر شمرد:
مهم‌ترین وظایف نظارتی
- ارزیابی عملکرد و یا عزل مدیرعامل
- ارزیابی بودجه پیشنهادی مدیرعامل و اعمال اصلاحات مورد نظر برای ارائه به مجمع عمومی صاحبان سهام
- رسیدگی به گزارش‌های دریافتی از بازرس قانونی شرکت و حسابرسان
- رسیدگی به شکایت‌ها و گزارش های دریافتی از سهامداران و شرکا و ذی‌نفعان شرکت
- تعیین حسابرس و انجام انواع حسابرسی‌های دوره‌ای یا موردی
عدم تمدید هیئت مدیره در زمان مقرر چه عواقبی دارد!
همانطور که گفته شد در شرکت‌های سهامی خاص زمان مشخصی برای تصدی اعضای شرکت تعیین شده است. حال اگر به هر دلیلی تمدید یا تعویض هیئت مدیره به تعویق افتد؛ مطابق قانون، تا زمانی که اعضای جدید هیئت مدیره و بازرسین شرکت به طور رسمی انتخاب نشده‌اند اعضای قبلی در مقابل شخص ثالث مسئول خواهند بود. در نتیجه پایان زمان مسئولیت، سبب سلب مسئولیت از مدیران شرکت نمی‌شود. البته بهتر است در زمان مقرر برای تعیین هیئت مدیره و بازرسین تصمیم‌گیری شود. زیرا در مراجعه به بانک، شرکت بیمه و یا شرکت در مزایدات و مناقصات و عقد قرارداد با مشکل روبرو خواهند شد. در تمام این موارد آگهی آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی باید ارائه شود.
مدارک مورد نیاز تمدید هیئت مدیره و بازرس
مدارک مورد نیاز تمدید هیئت مدیره و بازرستمدید هیئت مدیره و بازرسین در بین شرکت‌های سهامی خاص و مسئولیت محدود از الزامات بوده و بایستی طبق قوانین صورت بگیرد. از مدارک مورد نیاز جهت این اقدام می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تهیه و ارائه نسخه‌های صورت جلسه‌ها
- کلیه اعضای حاضر در جلسه‌ها بایستی صورت جلسه‌ها را امضا کنند
- تهیه و ارائه مدارکی که نداشتن هیچ گونه سوء پیشینه را ثابت میکند
- ارائه از مدارک تحصیلی و شناسنامه هیئت جدید انتخاب شده
- ارائه تمام مدارک شرکت
- آگهی آخرین ثبت تغییرات شرکت و ثبت آن در روزنامه رسمی کشور
مراحل تمدید هیئت مدیره به صورت آنلاین چگونه است؟
⮚ در ابتدا باید جلسه مجمع عمومی عادی در شرکت برگزار شود و صورتجلسه‌ای با این موضوع (تمدید هیئت مدیره) نوشته شود. سپس باید آن چه به عنوان صورتجلسه نوشته شده است را اعضای هیئت مدیره و بازرس‌ها امضا کنند.
⮚ ورود به سامانه اداره ثبت، وارد نمودن اطلاعات و بارگذاری صورت جلسه در این سایت
⮚ در صورت دریافت تأیید اولیه توسط کارشناسان باید مدارک و رسید پذیرشی که از سامانه دریافت کرده‌اید را به آدرس اداره ارسال کنید. برای این کار باید از پاکت‌های زرد رنگ مخصوصی استفاده کنید.
⮚ در صورت تأیید مدارک و انجام گرفتن تمامی کارهای ثبت، باید در مکان اداره حضور به عمل آورده و اقدام به پرداخت هزینه‌های لازم کنید. در غیر این صورت زمانی به شما داده می‌شود که مدارک را اصلاح کرده و مجددا ارسال کنید.
⮚ در نهایت باید آگهی تمدید مدیران و بازرسان شرکت در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار چاپ شود.
تمدید بازرسان شرکت‌ها!!!
در تمامی شرکت‌های تجاری امکان تغییر و تمدید اعضای هیئت مدیره وجود دارد اما تمدید و تغییر بازرسان شرکت تنها مربوط به شرکت سهامی خاص است. در برخی از شرکت‌ها نیز هیچ قانونی مبنی بر داشتن الزام در این جهت وجود ندارد و این کار به صورت اختیاری و با نظر سهامداران و اعضای شرکت صورت می‌گیرد.
در شرکت سهامی خاص یک هیئت مدیره حداقل ۳ نفر باید حضور داشته باشد. بر طبق آنچه در قانون آمده است مدیران می‌توانند حداقل دو سال در سمت خود باشند. مطابق ماده ۲۵۹ قانون تجارت در صورت عدم تمدید بازرس، مجازات کیفری حبس از ۲ تا ۶ ماه برای مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره در پی خواهد داشت.
مدت تعیین سمت بازرس در شرکت سهامی خاص
بازرسان شرکت سهامی خاص باید هر ساله سمت خود را تمدید کنند یا تغییر نمایند. بدون تمدید بازرسان هیچ صورتجلسه‌ای قابلیت ثبت ندارد و اگر بازرسان شرکت تمدید نشده باشند نمی‌توان صورتجلسه دیگری را ثبت نمود و بسیاری از امور که نیاز به بازرس شرکت و ارائه گزارش بازرسان دارد مختل خواهد شد.
گاهی ممکن است یک سال دوره‌ی بازرسان تمام شده باشد و شما نیاز داشته باشید مثلا تغییر آدرس شرکت را ثبت کنید. در این صورتجلسه ثبت تغییرات شرکت شما رد خواهد خورد چون بازرسان خود را تمدید نکرده اید، پس قبل از هر صورتجلسه‌ای ابتدا باید صورتجلسه تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص و بازرسان ثبت و در یک صورتجلسه مجزا سایر تصمیمات ثبت شود.
بازرسان در شرکت سهامی خاص چه شرایطی باید داشته باشند؟
۱. همانطور که اشاره شد، مدت‌زمان مسئولیت بازرسان، یک سال مالی است (سال مالی یعنی سالی که در آن فعالیت شرکت شروع‌شده است نه شروع سال شمسی). بعد از اتمام مدت مسئولیت بازرسان، با تشکیل جلسه مجمع عمومی عادی می‌توان برای یک سال دیگر آن‌ها را انتخاب و یا افراد دیگری را جایگزین کرد. شرایط بازرسان
۲. بازرسان نمی‌توانند عضو هیئت‌مدیره و همچنین مدیرعامل شرکت باشند.
۳. نداشتن سابقه کیفری برای بازرسان الزامی است.
۴. اقوام نسبی و سببی مدیران و مدیرعامل تا درجه سوم از طبقه اول و دوم نمی‌توانند به عنوان بازرس انتخاب شوند.
طبقه اول: پدر و مادر و اولاد و اولادِ اولاد
طبقه دوم: اجداد و برادر و خواهر و اولاد آن‌ها
طبقه سوم: اعمام (عموها) و عمات (عمهها) و اخوال (داییها) و خالات (خاله‌ها) و اولاد آن‌ها.
۵. اگر شخصی از شرکت حقوق دریافت میکند حتی اگر حقوق از جانب همسرش باشد، نمی‌تواند به‌عنوان بازرس انتخاب شود.
۶. بازرسان در شرکت‌ها حق رای ندارند اما در صورت تمایل می‌توانند در جلسه رای گیری حاضر شوند. همچنین نمی‌توانند در معامله‌های رسمی شرکت دخالت داشته باشند.
هزینه تمدید چگونه محاسبه می‌شود؟
هزینه تمدید چگونه محاسبه می‌شود؟هزینه‌های ثبت تغییرات بازرسین و هیات مدیره شرکت کاملاً شفاف و روشن هستند. این هزینه‌ها در برگیرندۀ مبالغی برای انجام اقدامات قانونی و ثبت صورت جلسه‌ها است.
جدیدترین فهرست آن همیشه در وب‌سایت ثبت شرکت‌ها در دسترس است. علاوه بر این هزینه‌های دولتی، مبلغی نیز برای چاپ آگهی تمدید بازرس و هیئت مدیره شرکت در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران باید بپردازید. همچنین همیشه می‌توان برای انتشار آگهی تمدید بازرسان شرکت و هیئت مدیره در روزنامه‌های کثیرالانتشار نیز اقدام کرد. این مورد آخر الزام قانونی ندارد اما برای اطلاع‌رسانی در این زمینه سودمند خواهد بود.
شرایط ثبت آگهی تغییرات شرکت در روزنامه رسمی!!
باید توجه داشته باشید همه تغییرات شرکت می‌بایست در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها به ثبت برسد. پس از ثبت تغییرات شرکت و تکمیل مراحل در این سامانه، می‌بایست اقدام به ثبت آگهی تغییرات شرکت در روزنامه رسمی نمود. از همین رو، باید شرایط و ضوابطی در این خصوص رعایت گردد که این شرایط ثبت آگهی تغییرات شرکت به شرح زیر می‌باشد:
- ثبت تغییرات شرکت در اداره ثبت شرکت‌ها.
- قبل از ثبت آگهی تغییرات شرکت می‌بایست مدارک برای اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شده باشد و کارشناس آن را تایید کرده باشد.
- آگهی تغییرات زمانی معتبر است که ممهور به مهر اداره ثبت شرکت‌ها باشد.
- تغییرات شرکت به تصویب مجمع رسیده باشد و از آن تصمیم صورتجلسه‌ای تهیه شده باشد.
بنابراین آخرین آگهی تغییرات شرکت می‌بایست در سامانه روزنامه رسمی کشور به ثبت برسد تا از این طریق چاپ و منتشر شود.
